Analoog en digitaal informatiebeheer
De komende jaren staan er grote veranderingen op stapel als het gaat om de informatiehuishouding van de gemeente Hulst. De verdere invoer van het zaakgericht werken en registreren, maar ook nieuwe of veranderende wet- en regelgeving, zoals de reeds ingevoerde Wet elektronische publicaties en komende Wet Open Overheid en nieuwe Archiefwet, maken het noodzakelijk om zowel het analoge als digitale informatiebeheer van de gemeente Hulst op orde te hebben zodat kan worden voldaan aan tijdige, juiste, volledige en authentieke informatie die aan alle wettelijke eisen voldoet.
Naast de bewerking en duurzame, materiële verzorging van de analoge archieven zal met behulp van de archiefvrijwilligers verder gewerkt worden aan het digitaal toegankelijk maken van deze archieven. Deze gedigitaliseerde documenten worden voor belangstellenden via het internet toegankelijk gemaakt. Via een nieuw in te zetten collectiebeheersysteem kunnen toekomstige projecten door middel van crowdsourcing laagdrempelig worden uitgezet en kan het vrijwilligersbestand verder uitgebreid worden.
Het informatiebeheer binnen de gemeente Hulst wordt steeds minder hybride, dat wil zeggen gemengd analoog-digitaal. De gemeente Hulst blijft inzetten op verdere digitalisering en de uitvoering van digitaal informatiebeheer waarbij de focus ligt op het op orde brengen, houden en beheren van de digitale informatiehuishouding. Dit doen wij door actief vóórin in de informatieketen mee te denken bij het ontwerpen en implementeren van werkprocessen en de bijbehorende ICT-middelen (archive by design).
Binnen het digitale informatiebeheer zal invulling worden gegeven aan de verdere invoering van het digitaal zaakgericht werken en registreren, de digitale postverwerking en recordmanagement, de inrichting van de gewenste werkprocessen binnen het zaaksysteem, informatie- en privacy beveiliging en invoering van de digitale handtekening. Tevens wordt uitvoering gegeven aan digitalisering van veel gevraagde documenten zoals bouw- en omgevingsvergunningen, digitale archivering, vervanging van de analoge documenten en daadwerkelijke vernietiging op basis van de vernietigings- en selectielijsten. Los van de eerdere gesprekken met het Zeeuws Archief is een onderzoek gaande naar het vormen van een eigen pre-Depot voorziening.