Speerpunten Programma

Herinrichting archiefbewaarplaats bouwvergunningen en aanpassen inventarissen.

• Herinrichting archiefbewaarplaats en aanpassen inventarissen.

Start Q4 2021, afgerond Q4 2023. Looptijd 2 jaar.

• Opstellen plan van aanpak voor herindeling archiefbewaarplaats (nieuwe indeling per rechtsvoorganger), Q4 2021 - Q1 2022.
• Opschonen archieven per rechtsvoorganger, bewerking opmaken inventaris, Q1 2022 – Q4 2023.
• Blijvend te bewaren serie terugplaatsen in bewaarplaats, Q1 2022 – Q4 2023.

Ieder volgend jaar meten hoever we hier mee staan. Dit aangeven in een percentage wat reeds uitgevoerd is en wat nog moet gebeuren.

€ 0,-.

• Zonder nieuwe herinrichting en opstellen van nieuwe inventarissen zal het risico op niet tijdig of compleet kunnen aanleveren van bouwvergunningen blijven voortbestaan.
• Herinrichting en opstellen nieuwe inventaris zal door 1 persoon worden gedaan i.v.m. personele bezetting. Risico dat alle informatie bij 1 persoon zit en voortgangsrisico bij ziekte of andere omstandigheden.

Digitalisering bouw- en omgevingsvergunningen.

• Digitalisering bouwtekeningen, doorlopend proces.
• Start Q4 2021, afgerond Q4 2025. Looptijd 4 jaar.
• Opstellen handboek digitaliseren bouw- en omgevingsvergunningen, Q4 2021 - Q1 2022.
• Opschonen dossiers t.b.v. aanlevering, Q1 2022 – Q4 2025.
• Marktverkenning scanbedrijf, Q1 - Q2 2022.
• Start digitaliseren Q3 2022 – Q4 2025.
• Kwaliteitscontrole en herstel van eventuele fouten Q3 2022 – Q4 2025.

Aantal gerealiseerde strekkende meters. Ieder volgend jaar aangeven hoeveel strekkende meters er digitaal zijn gearchiveerd.

€ 65.000 per jaar, periode 2022-2025.
Circa € 675,- per strekkende meter.

• Vertraging van het digitaliseringstraject bouwvergunningen zal, door de huidige analoge werkwijze, een verdere belasting op het team veroorzaken. Dit zal effect hebben op de mogelijkheden tot o.a. het wegwerken van (digitale) achterstanden.
• Er dient een sluitende controle op wijze van aanleveren (brondocumenten), wijze van digitaliseren (juiste resolutie, goed ontsloten, juiste metadata, etc.) en terugplaatsen van documenten in dossiers na digitaliseren te zijn.

Marktverkenning e-depot, voorbereidingen (pr)e-depot t.b.v. duurzame toegankelijkheid.

• Samenstellen projectteam Q1 2022.
• Vaststellen bewaar-, beheer- en preservatiestrategie, Q2 2022.
• Opstellen stappenplan, Q2 - Q3 2022.
• Marktverkenning leveranciers, inventariseren kern- en aanvullende functionaliteiten, Q3 - Q4 2022.
• (voorlopige) afweging e-depot oplossing of bewaren bij de bron, Q4 2022.
• Voorbereiding (pr)e-depot: Informatieanalyse inhoud en structuur van dataset t.b.v. risico’s op gebied van duurzame toegankelijkheid, samenhang en essentiële eigenschappen, Q1 – Q3 2022.
• Analyse metadata mapping met TMLO, opschoonactie/aanvullen metadata (gap-analyse), Q2 – Q3 2022.

Vergelijking maken met voorgaande jaren wat we gerealiseerd hebben en wat er nog moet gebeuren de komende jaren.

€ 0,-.

• De komst van de nieuwe Archiefwet kan aansluiting op e-depot of bewaren bij de bron mogelijk verplicht stellen. Momenteel is data verspreid over DMS/Zaaksysteem/Taak Specifieke Applicaties(TSA)/mailboxen, et cetera. Om overdracht vanuit TSA te realiseren zullen koppelvlakken, API’s nodig zijn.
• In geval van SaaS oplossing zal gemeente Hulst zelf het functioneel beheer op zich moeten nemen.
• Meeste e-depots zijn nog niet (goed) ingericht voor Common Ground.
• Kan het verschil tussen daadwerkelijk aanwezige metadata en wenselijk aanwezige metadata  geautomatiseerd worden aangevuld of moet dit handmatig gebeuren?
• Aansluiting van e-depot vraagt specifieke kennis, voorbereiding en tijd.

Vervolg van het traject Duidelijke Taal - organisatiebreed.

• Fase 1 vond plaats in 2020/2021.
• In 2022 volgt een verdiepingsslag.

Leesbaarheid gemeentelijke brieven en overige communicatieve uitingen. Vergelijkingsslag maken met voorgaande jaren.

Geen extra budget.

Geen.

Sociale media en andere media monitoren, omgevingsanalyses maken om beter inzicht te verwezenlijken in wat speelt in onze gemeente en wat als positief/negatief wordt ervaren.

• 2021 inwerkjaar.
• 2022 eerste resultaten en rapporten.

Aantal rapportages.

Sociale media tool – aangeschaft in 2021. Jaarlijkse kosten hiervan opgenomen in begroting 2022.

Geen.

Positieve berichtgeving stimuleren. Positieve informatie delen via gemeentelijke kanalen.

Begrotingsjaar 2022.

Actie/reacties op sociale media en soort en toon reacties. Vergelijkingsslag maken met voorgaande jaren.

Geen extra budget nodig.

Geen.

• Verbeteren van de bereikbaarheid van de organisatie. Bereikbaarheid houdt in dat de medewerker wordt gesproken, dan wel binnen 2 werkdagen terugbelt. (uit onderzoek Telan 2020 en Rekenkamer Terneuzen Hulst 2021 blijkt dat verbetering hiervan leidt tot hogere klanttevredenheid).
• Werken op afspraak in de gemeentewinkel continueren (conform aanbeveling Rekenkamer).
• Training medewerkers structureel inbedden.
• Onderzoek Telan laten uitvoeren naar bereikbaarheid organisatie om de effecten van bovenstaande items te meten.
• Onderzoek klanttevredenheid gemeentewinkel laten  uitvoeren.

• Sturen op verhogen bereikbaarheid (met name nakomen terugbelafspraken) continu het hele jaar.
• Training Q1 en Q3.
• Onderzoek Telan oktober/november 2022 (zelfde periode als 2020).
• Onderzoek klanttevredenheid gemeentewinkel Q2.

• Tijdig terugbellen > 90% (bron: KCS).
• Training: minimaal 1 training op jaarbasis voor KCC.
• Onderzoek Telan: Bereikbaarheid minimaal landelijke norm (wordt door Telan vastgesteld met hun landelijke onderzoeken).
• Klanttevredenheid gemeentewinkel: nulmeting.

Terugbelverzoeken: € 0,-.
•   Training: € 5.000
•   Telan: € 6.000
•   Gemeentewinkel: € 6.000.

Eventuele nieuwe corona-maatregelen kunnen de realisatie van het tevredenheidsonderzoek in de gemeentewinkel frustreren.

Projectmatige aanpak (met politie, OM, HvE en gemeente) jeugdoverlast wijk de Linie.

Begrotingsjaar 2022.

Daling aantal meldingen/feiten jeugdoverlast bij politie en gemeente.

Indien nodig na overleg met de gemeentesecretaris.

Personele capaciteit (met name inzet politie).

• Opstellen Plan van Aanpak actieplan Ondermijning.
• Beschrijven hoe we werken aan het versterken van de (gemeentelijke) informatiepositie, regionaal afstemmen, opstarten Lokaal Informatie Overleg (LIO) en daarbij horend gemeentelijk privacyprotocol Ondermijning.

Begrotingsjaar 2022.

• Daling aantal geregistreerde misdrijven of meldingen bij politie door verhoogde meldingsbereidheid.
• Opleveren handreiking LIO en Privacyprotocol Ondermijning gemeente Hulst.

Geen, alleen ambtelijke inzet.

Geen.

• We gaan verder met het omzetten van de visie burgerparticipatie naar een uitvoeringsdocument.
• Inwoners worden betrokken bij het burgerparticipatieproject en krijgen duidelijke kaders waarbinnen zij kunnen participeren.
• We gaan verder met het faciliteren en stimuleren van initiatieven en leefbaarheidsplannen waarbij een financieel budget beschikbaar stellen.

Start uitvoeringsplan visie burgerparticipatie in het 4e kwartaal van 2021, welke verder wordt uitgewerkt in het jaar 2022.

• Minimaal 5 binnengekomen burgerinitiatieven.
• Succesverhalen en leermomenten, is er een groei te zien in aantal succesverhalen t.o.v. vorig jaar?
• Vergelijking van tevredenheidsindicator bij inwoners middels enquête ten opzichte van voorgaande jaren. > zelfde gebleven of verbeterd.

Stimuleringsbudget leefbaarheid ad €25.000.

• Burgerparticipatie neemt de overhand waardoor projecten worden tegengehouden en er vertragingen ontstaan.
• Er ontstaat een kloof tussen inwoners en gemeente door teveel tegenstand.

• Wijk- en dorpsraden wordt gevraagd hoe zij hun rol zien binnen de Hulster samenleving;
• Wijk- en dorpsraden wordt gevraagd in welke mate en op welke manier zij willen participeren.

Start uitvoeringsplan visie burgerparticipatie in het 4e kwartaal van 2021, welke verder wordt uitgewerkt in het jaar 2022.

Tevredenheidsonderzoek.

Stimuleringsbudget leefbaarheid ad € 25.000.

• Wijk- en dorpsraden houden op te bestaan.
• Wijk- en dorpsraden willen niet meedoen met de nieuwe ontwikkelingen.
• Kloof tussen wijk- en dorpsraden en gemeente wordt groter.